IT-miljön behövde förnyas och kompletteras

För att KI ska kunna utföra sitt uppdrag på ett effektivt sätt behöver man funktionella digitala stödfunktioner. CAG Arete fick uppdraget att driva projektet med att förnya KI:s IT-plattform – från förstudie till driftsättning.

– När vi kom in hade KI en äldre IT-miljö som inte längre motsvarande verksam­hetens behov, berättar Mattias Bergström, projekt­ledare på CAG Arete, som ledde projektet. Kärnverksamheten behövde stöttas mer effektivt i planering och kommunikation, och möjligheterna till samredigering och dokumenthantering behövde förbättras.

Fördjupad behovsanalys

Det första steget i projektet var att komma fram till vilken väg som man skulle gå gällande implementeringen av en ny samarbets- och kommunikationsplattform.

– Utan att fundera på en specifik teknisk lösning, inledde vi med att göra en fördjupad behovsanalys och en kartläggning av befintliga system. Det blev många intervjuer kring verksamhetsdelarna, men också om den tekniska biten, säger Mattias Bergström.

– Vi gjorde en genomlysning av den systemmiljö och systemflora som myndigheten hade och sållade fram de beroenden som var direkt kopplade till projektet. Så småningom beslutade vi oss gemensamt för Microsoft 365 som plattform. Förutom valet av teknisk lösning, lades även stort fokus på arbetssätt, digitalt stöd och informationssäkerhet.

Smidig implementering av den digitala arbetsplatsen

Nästa fas av projektet var att implementera den nya digitala arbetsplatsen, som även omfattade migrering från de befintliga IT-systemen. Också det arbetet utfördes av CAG:s konsulter i nära samarbete med KI.

– Något som underlättade implemen­teringen, var att IT-mognaden på KI var mycket hög, menar Mattias Bergström. KI:s ledning hade krattat i manegen på ett bra sätt inför plattformsbytet. Alla var sugna på förändringen och insåg värdet av den. Hela projektet tog inte mer än cirka sex månader från ax till limpa, vilket är snabbt jobbat.

Ny molnbaserad lösning underlättar vardagen

– En farhåga vi hade innan vi började projektet, var att vi inte skulle kunna använda Teams och Outlook mot bakgrund av juridiska begränsningar, berättar Johan Samuelsson Enhetschef IT & Processtöd på Konjunktur­institutet, som ansvarade för projektet på KI. Slutsatserna kring användandet av molntjänster inom staten kopplat till GDPR, är nämligen inte helt glasklara.

– Ja, vi hade många sådana diskussioner, säger Mattias Bergström. Men i det här systemet anonymiserades all data i enlighet med GDPR. Så det löste sig på ett bra sätt.

KI har nu en helt ny molnbaserad lösning för kommunikation och samarbete som har effektiviserat och underlättat vardagen för KI:s medarbetare. Plattformen Microsoft 365 omfattar bland annat Teams, SharePoint, Exchange Online, OneDrive, Azure Active Directory samt Office 365 med Word, Excel och PowerPoint.

Johan Samuelsson är nöjd med slut­resultatet och ser utvecklingsmöjligheter.

– Just nu avvaktar vi hur de juridiska spörsmålen kring molnfrågan kommer att utveckla sig. Men på sikt tror jag att vi i högre grad kommer att arbeta i molnet och då kan nästa steg vara att snegla på Microsoft Azure som molnplattform.

– Samarbetet mellan KI och CAG Arete fungerade väldigt bra. Vi kan definitivt rekommendera CAG Arete för andra uppdrag, säger Johan Samuelsson.